Cont 623 -Cheltuieli cu protocol,reclama si publicitate

Contul 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate" este un cont cu functie de activ.Se detaliaza pe doua conturi:

6231 Cheltuieli de protocol
6232 Cheltuieli de reclamă și publicitate

Cele doua conturi, 6231 si 6232 au fost introduse in planul de conturi in anul 2018 prin Ordinul 2.531 pentru a separa cele doua tipuri de cheltuieli.

In debitul contului 623  se inregistreaza:

- sumele datorate sau achitate care privesc actiunile de protocol, reclama si publicitate (401, 408, 471, 512, 531, 542).
Acest cont poate fi creditat in cursul perioadei, pentru operatiile in participatie, cu sumele transmise pe baza de decont.
La sfarsitul perioadei, soldul contului se transfera asupra contului de profit si pierdere (121).

Evidenta cheltuielilor de publicitatel se tine in contul 6232-Cheltuieli de publicitate iar cele de protocol in contul 6231 Cheltuieli protocol

Acestea din urma sunt deductibile limitat .

Art.25  alin 3 punctul a) cheltuielile de protocol în limita unei cote de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit şi cheltuielile de protocol. În cadrul cheltuielilor de protocol se includ şi cheltuielile înregistrate cu taxa pe valoarea adăugată colectată potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei;

 Adica : Baza calcul=[(chelt.totale-chelt cu imp.profit-chelt protocol]-[(venituri totale-venituri neimpozabile)]

Nota contabila este pentru factura

623 analitic distinct =401

4426                       =401

plata -numerar 401=5311
plata virament 401=5121
plata prin decont deplasare 401=542

Contul 623 – Cheltuieli de Protocol: TVA Deductibilă, Cadouri și Reglementări Fiscale

Contul 623 este utilizat pentru evidențierea cheltuielilor de protocol efectuate de societate, precum cadouri oferite partenerilor de afaceri, mese de business sau alte acțiuni de reprezentare.

În practică, cele mai frecvente întrebări sunt legate de:

• deductibilitatea TVA;
• plafonul de 100 lei pentru cadouri;
• emiterea autofacturii;
• tratamentul fiscal al bunurilor și serviciilor acordate gratuit.

1. Protocol Bunuri – Cadouri oferite partenerilor de afaceri

Exemple:

• coșuri cadou;
• băuturi;
• produse promoționale;
• obiecte oferite gratuit clienților sau colaboratorilor.

TVA deductibilă pentru cadouri de protocol

TVA aferentă bunurilor acordate gratuit este deductibilă dacă valoarea fiecărui cadou nu depășește plafonul de 100 lei (fără TVA).

Analiza se face individual, pentru fiecare cadou acordat.

Ce se întâmplă dacă valoarea depășește 100 lei?

Dacă valoarea unui cadou depășește plafonul legal:

• diferența peste 100 lei devine livrare de bunuri cu plată;
• societatea trebuie să colecteze TVA;
• se emite autofactură la sfârșitul perioadei fiscale.

2. Protocol Servicii – Mese și întâlniri de afaceri

Exemple:

• mese la restaurant cu parteneri;
• întâlniri de business;
• evenimente corporate.

TVA la mesele de protocol

TVA este deductibilă dacă există legătură directă cu activitatea economică a firmei.

Pentru deductibilitate, este recomandat să existe:

• documente justificative;
• invitații;
• emailuri;
• note interne privind scopul întâlnirii.

Dacă nu poate fi demonstrat caracterul economic al cheltuielii:

• TVA devine nedeductibilă;
• se colectează TVA prin autofactură.

3. Condiții pentru cadourile de mică valoare

Conform legislației fiscale:

• cadoul poate conține unul sau mai multe bunuri;
• bunurile acordate gratuit în cadrul protocolului nu sunt considerate livrări taxabile dacă valoarea fiecărui cadou este maximum 100 lei fără TVA;
• pentru depășirea plafonului se colectează TVA;
• livrarea se consideră efectuată în ultima zi a perioadei fiscale;
• TVA colectată se evidențiază în autofactură și în decontul de TVA.

4. Baza legală

Tratamentul fiscal aplicabil contului 623 este reglementat de:

• Legea nr. 227/2015;
• Normele metodologice aprobate prin HG nr. 1/2016;
• prevederile privind cheltuielile de protocol și TVA aferentă bunurilor acordate gratuit.

5. Concluzie

Cheltuielile înregistrate în contul 623 necesită o analiză atentă din punct de vedere fiscal, în special privind:

• deductibilitatea TVA;
• plafonul de 100 lei;
• justificarea economică a cheltuielilor;
• obligația emiterii autofacturii